Afbeelding

Waarom nou boekhouden in excel

Het succesvolle en wereldwijd gebruikte microsoft programma bestaat al jaren. Een groot deel van de vooral kleinere ondernemers maakt hiervan op hun eigen wijze gebruik, en dus kun je stellen dat de grootste massa ondernemers excel gebruikt. En dus zou je kunnen stellen dat excel nummer 1 is in administratie software

Maar is Excel eigenlijk wel de beste keuze, of kun je beter een "echt" pakket kopen.

Excel is een geweldig programma. Vanuit mijn visie (opgebouwd vanaf eind jaren tachtig , begin jaren negentig met eerst lotus123 en daarna excel) kun je hier nagenoeg alles mee. Naast het 'gewone basiswerk' biedt het talloze functies. Je kunt grafieken maken, eenvoudige of moeilijke berekeningen doen, informatie koppelen uit andere bladen, je kunt programmeren en tabellen beheren en zo kan ik blijven doorgaan. Grappig blijft altijd dat hoe meer je weet en kan, er altijd weer nieuwe elementen opduiken die anderen weer beter onder de knie hebben en waardoor je nooit bent uitgeleerd. Ben je bezig met een idee, of heb je een probleem, zoek op het internet en je vindt ongetwijfeld de sleutel tot een oplossing.

Waarom niet de boekhouding doen in Excel

De grootste valkuil van het succes van Excel is ook het grootste probleem en dat is de vrijheid. Geen regels en iedereen doet zijn of haar ding, met eigen opzet, layout, formules, overzichten, en is er dus geen uniformiteit. Zolang jouw opzet helder te analyseren is, is dat geen probleem. Want waarom zou je uniform moeten zijn met 1000 andere ondernemers, waar je toch ook niet de administratie gaat vergelijken met die van jou. Maar : omdat er zoveel mee kan, kan er ook wel wat fout lopen. Verkeerde formules, niet complete formules, overschrijven van formules in harde waarde, iets verwijderen wat niet zou moeten voor de werking, hele tabbladen verwijderen en zo voorts. Het risico is dat je administratie niet meer klopt, deze onvindbaar is, of overnieuw moet doen. Controleer jezelf dus altijd en maak geregeld een back-up als het allemaal goed staat.

Een andere reden kan het feit zijn dat er 1001 pakketten in omloop zijn. Er is veel administratie software. Van heel groot en duur tot kleinschalig. Ontzettend veel variaties dus. Administratiekantoren en accountantskantoren willen voor hun klanten een bepaalde uniformiteit en alle opties die een klant kan hebben moet in zo'n pakket zitten. En alle medewerkers moeten hetzelfde pakket kennen. Dus is het voor te stellen dat kantoren met veel en grotere klanten "echte" pakketten gebruiken. Hier ligt een spanningsveld waardoor zij de boekhouding niet graag met excel verwerken. Hierdoor wordt excel naar mijn ervaring ook heel snel gepositioneerd in de hoek van "niet gebruiken want dat kan niet", maar dat heeft te slechts maken met duidelijke redenen en keuzes en niet met het programma zelf.

Waarom wel de boekhouding doen in Excel

Wat je veel ziet is dat het administratiekantoor wel de analyse en rapportage van de cijfers in excel doet. De saldi worden geexporteerd en dan verder bewerkt. Zelfs grote accountantskantoren willen graag een export in excel voor hun analyse van de cijfers. Waarom dan "tegen" het gebruik als pakket maar wel de hele cyclus erna ermee uitvoeren ? Waarom zou je niet de verwerking van de cijfers als de analyse hiervan in hetzelfde programma te kunnen doen ? Zie de bovenstaande teksten over wat er mis zou kunnen gaan, maar als je daar nu wel goed mee omgaat, de formules goed beveiligd en de achterliggende werking goed beveiligd hoeft er geen enkel probleem te zijn. Je mag van een ondernemer ook wel enige interesse en attentie vragen als het gaat om je cruciale bedrijfsinformatie

Conclusie

Excel is dus als het goed is opgezet een fantastisch programma om juist wel de boekhouding te voeren. Je hebt het al op je pc. Geen applicaties nodig. Je kunt het zo opslaan en meenemen en er overal mee werken. Velen zijn al aan het programma gewend, al is het maar een beetje. Dus is er geen angst om ermee te gaan werken. Omdat je er nagenoeg alles mee kunt doen, kunt je ook handige opties en mogelijkheden inbouwen die zelfs in een duur pakket niet aanwezig zijn. Daarnaast kan een pakket in excel als het goed is opgezet heel goed je de benodigde informatie verschaffen. Enfin, zie het voor jezelf op deze site en de te downloaden voorbeelden. Dit levert je tijdsbesparing op, en tijd is geld. Behalve tijd levert je het ook rust op. Het zelf doen of grotendeels doen betekent dat je in control bent.
Je hebt grip op en kennis van je financiele situatie. Een eis voor een goede onderneming. En dat kan uitstekend met excel.

(mijn visie, precies passend op deze site, enigszins herschreven naar een column van H.Veen in mkb servicedesk)