Afbeelding

Enkele tips en hacks

Voor bij het gebruik van het pakket, of de output ervan. en uiteraard voor verder gebruik.
Want kennis is macht.

De opmerking
Is er een softcopy gemaakt van de invoer, (want dit kan niet op de beveiligde invoer) plaats dan bij een bedrag of een boeking een opmerking. Ga staan op de cel waar je een opmerking wilt plaatsen. Ga dan naar Controleren, en kies nieuwe opmerking.
Tik daar je tekst in. Ga er weer naast staan en je ziet aan het rode driehoekje waardoor je ziet dat er een opmerking is geplaatst.
Ga eroverheen met je muis en zie.

Aanpassen van het standaard gele format van de opmerking ?
Klik rechtermuis, bewerken en ga op de lijn staan. Dan zie je een stippelig kader en klik dan rechtermuis en opmerking opmaken.
Ga dan eens naar kleuren en lijnen en klik in het kader kleur.
Klik dan opvuleffecten, het tabje afbeelding en dan afbeelding selecteren.
Kies nu een foto van je schijf en zie dan dat de opmerking veel origineler oogt. Zet er je bedrijfslogo in.
screenshot

Printen van een opmerking ?
Dat gaat niet vanzelf.
Maak zoals altijd je bereik om te printen en als daar een opmerking inzit die je geprint wil hebben, klik dan op het tabje paginaindeling in het lint, en klik dan rechts onderin het kleine driehoekje aan. Klik dan tabje blad en daarna zie je in het midden het vakje opmerkingen. Hier staat standaard "geen". Maak hiervan bijvoorbeeld zoals weergeven op blad en test het eens uit.

De camera
Wil je een deel van je output mailen of versturen. Maar dan minder zwaar en niet zichtbaar met formules of opmerkingen. Gebruik dan de diep verstopte camera.
Ga naar de werkbalk snelle toegang bovenaan en kies meer opdrachten. Kies dan met het keuzevakje boven "opdrachten die niet in het lint staan". (dat triggert al sowieso natuurlijk, wat kun je stiekem allemaal nog meer). Kies dan onder de C de camera en klik in het midden op toevoegen en klik ok
Nu staat de camera bovenin zoals je ziet. Als je een saldibalans wilt sturen hiermee bijvoorbeeld maak dan met je muis erover heen lopend zwart wat je wilt versturen.
Klik dan de camera en zie dat er een foto is genomen.
De muis verandert in een plusje en het stippellijntje draait. Klik nu ergens anders of op een ander schoon werkblad en voila.
Je ziet de foto die je overal in of tussen kan zetten (ook in word bijvoorbeeld) of zelfs direct in de mail kan plakken.
Nb : merk op dat als je een cel bijvoorbeeld kleurt vanwaar je een foto hebt genomen dat de foto ook mee kleurt. Dus je kan het nog opleuken vanwege de koppeling in het zelfde werkblad.
screenshot

de N functie , een zeldzame maar zeer nuttige functie.
Deze is vrij onbekend en de functie wordt niet veel gebruikt maar o zo bruikbaar.
Stel je werkt in het pakket en tikt een bedrag in om te boeken. Meestal een gewoon bedrag, maar dat kan ook een formule zijn.
Stel je wilt 100 boeken maar nog 57 cent erbij van een correctie van vorige maand om netjes te zijn. Een opmerking gaat niet want het blad is nu eenmaal beveiligd.
Wat nu, want waarom je die boeking maakte ben je meestal zo weer vergeten.
Ga dan op die cel staan waar =100+0,57 staat. Tik daarachter + en ga naar het lint onder formules naar Fx functie invoegen, kies alles, tik een N in het vak eronder of scroll daarheen en klik ok. En tik dan in het vak een zinvolle tekst.
Je ziet dan : =100+0,57+N("tekst die nuttig is"). Dit kun je natuurlijk ook gelijk zo intikken. Let op de formule +N("xxx") wil zeggen dat deze formule een waarde omzet naar een waarde. En tekst is geen waarde en wordt dan ook nul.
Heel zinnig want in je formule kun je tekst bijvoegen. Nb: let op dat de je niet in plaats van + een * intikt anders vermenigvuldigt het met nul, en dat is niet de bedoeling.

Een plakken speciaal optie
Stel je hebt in je output of in je blad invoer een flink aantal verkopen geboekt en al die bedragen wil je zien met 5% korting.
Nu zijn er veel mogelijkheden maar een snelle en altijd handige is : Tik ergens op het blad dan 1,05 in.
Ga hierop staan en klik rechtermuis en kopieer. Ga dan met je muis over de lijst heen en maak zwart welke je gedeeld wil hebben door 1,05.
Klik dan rechtermuis, plakken speciaal en kies voor de optie delen uit het 2e vak. En voila, met 1 klik is het gedaan.

Groeperen van je softcopy
In de softcopy staan alle kolommen maar wie weet heb je krediet beperking, btw en meer helemaal niet nodig.
Verwijderen kan altijd nog, Verbergen is wat gedoe steeds. De ideale oplossing is groeperen.
Tussen totaal bedrag en kies boeking in de softcopy staan bijvoorbeeld de kolommen met check factuurnummers, marge btw en kredietbeperking.
Stel allemaal niet nodig. Maak dan de kolomkoppen PQRS zwart met je muis.
Ga naar je lint, klik gegevens en klik dan groeperen. Je ziet een zwart lijntje ineens bovenaan en een minnetje.
Klik dat minnetje aan en alle kolommen zitten daaronder. Klik het plusje dan aan en het is weer open.
Is in heel veel bestanden en overzichten een nuttige optie.
Nb : Zie ook de eentjes en tweetjes bovenin links vooraan daarmee zijn alle gegroepeerde kolommen of rijen ineens open of dicht te zetten.
screenshot

Gebruik lettertypes in plaats van plaatjes.
Die gebruik ik altijd omdat plaatjes niet meebewegen, met printen lastig kan zijn en zo meer.
Lettertypes zijn altijd foutloos. Probeer eens het alfabet op alleen al wingdings. Je zult verbaasd staan wat je krijgt als "plaatjes".
Op de tab invoer staat bijvoorbeeld dat gezichtje onder het resultaat. Dat is niet meer dan een K J of L in de wingdings.
En als je dat ook nog combineert met een als formule zodanig dat als het resultaat goed is er een J staat (lachend) of bij een slecht resultaat een L (sip) dan toon je visueel veel meer in je overzichten.
Zet op een nieuw werkblad op A1 een resultaat van 1000 (+is nu positief).
Je wilt op A2 een gezicht tonen dat correspondeert met het resultaat. Tik dan in onder A2 : via het lint, formules, functie invoegen.
Kies ALS en kies in het eerste vak A1>0 in het tweede vak J, in het derde vak L
Of probeer gelijk in te tikken : =ALS(A1>0;"J";"L"). Het zegt als A1 is positief dan toon ik een J is een lachend gezicht en bij al het andere kijk ik sip.
Test uit door eens -100 in te tikken. Maak A2 op met wingdings en centreer het en vergroot het lettertype en klaar.
screenshot

V&D
Zo noem ik altijd het & teken. Het teken om getallen, zinnen en tekst samen te voegen.
Heb je op cel A1 een voornaam Jan en op cel B1 de achternaam Vries dan voeg je deze samen op C1 met =A1&B1 .
Handig, maar je krijgt dan JanVries aan elkaar. Ik wil die spatie nog ertussen. Doe dan =A1&" "&B1 en je krijgt Jan Vries.
Gebruik voor iedere stap een & en een spatie is een " ". (want de " is het teken voor beginnen en eindigen van tekst). Dit is al in veel situaties bruikbaar.
Nu 1 stap verder : stel voor : je hebt een overzicht met een uitkomst van 1978,75. En je wilt een conclusie daaronder neerzetten waar dat getal wordt opgenomen.
En dat getal kan ook nog wel eens wijzigen. Wat zie je dan heel veel : de conclusie zet men neer op bijvoorbeeld A10 en de uitkomst met een = verwijzen op H10 zodat het allemaal net goed oogt.
Maar dat is gekunsteld. Het ziet er net niet goed uit, je kunt niet lekker wijzigen, je kunt je tekst niet lekker aanpassen. Je moet je steeds aanpassen aan breedtes.
Of nog erger, de conclusie wordt ingevoerd en het getal daarin hard opgenomen. Niet doen, maar doe dit : Tik in op A10 als conclusie : ="De conclusie uit dit project is een bate van : "&F1 (en het getal stond op F1 natuurlijk). Dit is al veel beter en oogt en leest soepel.
Of tik in : ="De conclusie uit dit project is een bate van : "&F1&" en daar zijn we heel blij mee" Je ziet dan staan als zin : De conclusie uit dit project is een bate van : 1987,75 en daar zijn we heel blij mee Dit is niet te doen als je met cellen en breedtes rommelt, dus dat is al ideaal. 1 stap verder : De alerte lezer denkt, wat nu als ik een min bedrag uit dit overzicht haal, dan is het geen bate maar een last en ik ben er dan ook niet blij mee. Doe dan dit :
Tik op bijvoorbeeld A6 in : =ALS(F1<0;"last";"bate")
Tik op bijvoorbeeld B6 in : =ALS(F1<0;"niet";"heel")
Tik op A10 nu in : dus pas ietsje aan : ="De conclusie uit dit project is een "&A6&" van : "&F1&" en daar zijn we "&B6&" blij mee"
Dit lijkt al complexer maar valt best mee. Je laat de tekst meevarieren met het getal. In tekst is het : De conclusie uit dit project is een bate van : 1987,75 en daar zijn we heel blij mee
Verander nu F1 eens in -100 en dan zie je : De conclusie uit dit project is een last van : -100 en daar zijn we niet blij mee
Zo maak je je overzichten al een stuk beter, sneller en professioneler.