Uitleg
Invoer
Voer in de tab Invoer per regel de financiele gegevens in. Dat wordt vanzelf een boeking
Sysnr: Hier wordt het unieke sysnr getoond.
Let op : bij het niet afmaken van een boeking komt er een "x" te staan. Dan wordt er niets geboekt.
Niet afmaken wil zeggen : geen dagboek ingevuld, geen datum ingevuld of geen rekeningnummer ingevuld. Zie ook de legenda
Dagb :Begin in kolom E met een keuze voor een dagboek (de bron van je boeking). Dus kies bank of inkoop of verkoop of memo of beginbalans. Klik 1 optie aan uit keuze lijstje of tik in.
Datum : Kies daarna een datum. uiteraard moet je altijd een datum ingeven.
M: staat voor maand. Deze verschijnt na invoeten datum. Snel filterbaar op alle acties in maart of mei of maart en mei.
Stuknr : is een nummer van een afschrift of een nr die je zelf toekent. Vul het nummer van een afschrift, of een kasblad. Of het memo nummer.
Ook van belang omdat het in de overzichten terugkomt. En omdat je bij bijvoorbeeld debiteuren kunt zien in het overzicht op welk afschrift die betaling is ontvangen.
Relatie : is degene aan wie u verkoopt, of waarvan u inkoopt, of de naam die u op uw overzichten wilt hebben. Vooral bij inkopen en verkopen is dit van belang.
Dan kun je later de betaling of de ontvangst volgen per debiteur of crediteur
Factnr : is het nummer van de factuur. inkomend of uitgaand. Vul hier cijfers in en geen letters. dan komt alles in het sub overzicht keurig op deze nummervolgorde.
Relatie en factuurnr hangen ook samen. Bij een inkoopnota van Jansen vul je Jansen in met het factuurnummer. Dan wordt door jou met dagboek Inkoop de crediteur geboekt.
Later bij de betaling op de bank gebruik je uiteraard de naam Jansen en hetzelfde factuurnummer. Dan kun je perfect je openstaande posten volgen en up to date houden. Geldt idem voor debiteuren.
Uiteraard kun dit je NATUURLIJK ook gebruiken bij boekingen direct van de bank af (dus bij geen debiteuren en crediteuren).
Want dat is beduidend helderder dan alles in de omschrijving te zetten. En het komt terug in de overzichten. .
DC : Debiteur of Crediteur. Staat voor duidelijkheid als de regel een debiteur of crediteur boeking betreft.
Intern nr : is een nummer die je zelf toekent. Wie weet werk je met een speciale volgorde van opbergen of range, of wat dan ook. Vul dat dan hier in.
Omschrijving : spreekt voor zich. Je wilt altijd in het kort omschrijven wat de uitgaaf ook al weer was. Dus vermeld een korte logische omschrijving.
Bijvoorbeeld zoiets als : betaling, of huur januari, inhuur pieters, lease april, verkoop extra actie, of wat dan ook.
R1 reknaam : is de keuze voor een boeking. Een eerste rekeningnummer.
Een rekeningnummer is nu eenmaal noodzaak. Hoe je je boekhouding ook bijhoudt. Al is het de achterkant van een sigarendoos.
Je moet het ergens op coderen. Klik op de cel en gebruik het uitklaplijstje. Of tik in.Het is ook zo weer aan te passen.
R1 is een korte lijst met de hoofdnamen uit een rekeningschema.
Merk op : het mooie is dat als je Dagboek OBA aanklikt je alleen balansrekeningen in het lijstje krijgt, als je dagboek VER aanklikt alleen omzetrekeningen en zo voorts.
Let op : bij 1x aangeklikt Verkopen kun je een volgende keer ook intikken "V" (zonder aanhalingstekens). Dan pakt het systeem het ook.
Of kopieer een regel Verkopen, en plak het 10 x onder elkaar als je snel 10 verkoopboekingen moet doen..
Verkopen of Kosten of wat dan ook. De belangrijkste hoofdrekeningen staan hier vermeld. Maar kies er verplicht eentje.
R+ : wil zeggen dat je een stap verder of dieper kunt coderen. (kunt en dus niet moet). Als je bijvoorbeeld de hoofdrekening personeelskosten gebruikt bij een betaling van loon,
dan zie je de code 4000 verschijnen.
Kies in het infoblok als je wilt zien welke keuzes nog meer onder personeelskosten vallen.
Zoals daar zitten in die 4000 serie : tantiemes, pensioenpremies etc etc. Als je hier dus 4014 intikt wordt de gedetailleerde boeking 4014 (=uitzendkrachten).
Als je hier iets intikt wat niet in de hoofdcategorie past, blijft die hoofdrekening gewoon op 4000 staan.
Je kunt hier dus ook .....a2...intikken als je speciaal op a2 iets wilt bijhouden of afletteren en hierop wilt filteren.
In feite is de code R2 dan de detailboeking. Dus eenvoudig als het kan, en heel gedetailleerd als je het wilt.
En deze code zie je in de saldibalans (detailversie) zo naar voren komen.
Let op : een groot deel van deze R+ nummers kun je voor je eigen bedrijf of naar eigen inzicht anders noemen. In de tab Stam vanaf P5 zie je rekeningnamen
die wit zijn. Deze zijn aan te passen of te hernoemen. Nummers en grijze namen zijn niet wijzigbaar.
Af en Bij : Hier (groen) vul je de bedragen in. De eerste kolom voor Af, inkoop en debet. Hebben allemaal hetzelfde effect natuurlijk.
De 2e kolom voor Bij, verkoop en credit. Dus 1e kolom voor uitgaande stroom en 2e kolom voor ingaande stroom.
Boeking 1 : In de grijze totaalkolom wordt dan het bedrag vanzelf neergezet. Niets aan doen.
Dan kom je in het deel invullen Btw
Btw : (als je btw moet invullen voor jouw bedrijf) Als je een boeking hebt (een verkoopfactuur, inkoopfactuur of een bankboeking waar btw op zit) vul je hier de btw code in.
Zie de staminfo voor btw codes. H1=hoog1 (21%) H2=hoog2, L1=laag1 (6%) etc. 3a, 3b, 4a, 4b staan voor buitenlandse btw als je daarmee handelt. Zie ook de tab btw.
De btw wordt vanzelf goed gezet.
Bet : Daarnaast staat de kolom "bet".
Deze houdt het volgende in : Alle btw die je aanklikt op bijvoorbeeld bankmutaties komen in de kolom te vorderen btw terecht.
Dit omdat bij inkopen of verkopen het wel duidelijk is voor het programma of het in- of uitgaande btw is, maar bij bankboekingen kun je beide kanten op.
Dus als je direct iets omzet op de bank, en het niet doet met een verkoopfactuur, wil je dit niet als minpost op te vorderen btw hebben staan.
Dit bedrag wil je over het algemeen zien in de kolom te betalen btw.
Want daar wil je het ook in de aangifte. Hoe doe je dat ?
Vul in deze kolom "bet" dan simpelweg de tekst "bet" in en het bedrag verschuift naar de te betalen kolom. Hoe eenvoudig kan het zijn.
Nb : let ook op de melding in kolom C als je dit niet doet. Daar verschijnt de melding nr 3. Die melding houdt in dat het kan natuurlijk (een minpost op te vorderen btw) maar dat je even moet nagaan of je toch niet "bet" moet intikken.
>> : Naast kolom "bet" zie je kolom >> staan.
Dit zijn twee extra opties.
1e: Is het invullen van een "w". w staat voor het wijzigen van te vorderen btw. Dit kan alleen bij te vorderen btw.
Dus bij boeking van de inkoopfacturen en btw bij bank en kasboekingen. Als de btw berekening bij boeken iets afwijkt van de factuur moet je toch de factuur aanhouden.
Tik het dan hier in, dan komt het goed te staan in de te vorderen btw. Dus berekend word 63,35 en de factuur zegt 63,20. Tik dan 63,20 in plaats van de precieze 63,35 die berekend wordt.
Dan wordt de deze 63,20 als te vorderen neergezet. Dus een "w" en dit bedrag invullen.
2e : Hier is ook nog de optie invullen van een "k", k staat voor het gebruik van kredietbeperking bij een inkoopfactuur
Om in het programma niet teveel ruimte te gebruiken kun je dit hier invullen. Alleen bij dagboek inkoop (Ink) kun je dit invullen. Althans dan gebeurt er iets mee.
Als je op een factuur bij snel betalen bijvoorbeeld 6 euro korting krijgt en je gaat daar ook gebruik van maken boek je de normale factuur, en in deze kolom noteer
je in het veld een "k" en erachter het bedrag 6.
Alle berekeningen (o.a. btw) blijven juist maar de schuld aan de crediteur wordt 6 euro lager.
Bij betaling per bank wordt dit keurig afgewikkeld.
Het kan ook gerust achteraf. Als je de factuur geboekt hebt en achteraf bij betaling heb je 2 euro korting gepakt, zie je op je crediteurenoverzicht deze 2 euro openstaan.
Die moet naar nul. Ga naar je invoer, zoek de factuur op (gebruik eventueel filter op factuur of op relatie of…) en vul die 2 euro nog in op deze kredietbeperking plek.
Let op : "w" gaat voor "k" en het kan niet tegelijk.
Boeking excl btw Niets doen. Dit is het bedrag wat er in het grootboek verschijnt. .
vrij : dit is een vrij invulbare kolom. Gebruik letters of cijfers. voor reminders, aflettering of laat gewoon leeg.
Het infoblok.
Legenda : op D2, in het kort wat wel en niet mag.
Snel : zijn links die snel naar regel 100, 200, home etc gaan. Of naar een uitleg van de meldingen in kolom C
Snelzoeken : Een snelzoeken optie. Vul iets in en onder de kolom B toont een oranje wieber. Vul bijvoorbeeld achter datum in : 4/1/14 in en de wieber komt dan te staan waar deze datum is gebruikt.
U kunt daar dan ook op filteren. Hoe meer je invult en matcht, hoe meer oranje tekens je ziet.
R+ : Verdieping rekeningen : Onder kolom L zijn de bovenste 2 kaders voor het rekeningschema.
Omdat het werkt met het uitgebreide referentie grootboekschema en je dus de boekingen zeer gedetailleerd kunt boeken.(kunnen is niet moeten) zie je op L2 een hulpbox.
Vul daar een letter cijfer of stukje tekst in, en klik dan de cel daaronder, dan zie je welke rekeningen jouw invulling bevatten.
Tik "as" in en je vindt alle rekeningen waarin as voorkomt, bijv : vaste activa, omzetbelasting, assurantiekosten etc.
Dus : als je bijvoorbeeld op je eerste rekening Verkopen hebt geboekt en je wilt dieper coderen.
Je ziet dat Verkopen op R1 code 8000 oplevert. Je weet dat dieper coderen dan in de 8000 serie moet. Tik dan 80 in en je ziet gelijk die lijst.
Dit is een zogenaamde searchable dropdownbox. Hij past zich aan naar jouw keuzes
Daaronder op L5 de complete R2 lijst op nr volgorde. Kun je ook aanklikken en doornemen.
Snelcheck debiteuren of crediteuren: Je kunt zo naar tab sub voor alle debiteuren of crediteuren, maar als je snel wilt zien wat je geboekt hebt, klik hier dan op 1 van deze cellen en je vindt op naam en
factuurnr volgorde de mutaties van de debiteuren en crediteuren
Mem en Oba op nul ? Op N2 zie je wat de saldi zijn op memo of openingsbalans
Deze moeten op nul lopen. Deze dagboeken hebben geen automatische tegenrekening. Dat is ook logisch want daar hoeft geen vast patroon in te zitten.
Werk deze altijd met 2 of meer regels af tot de boeking op nul staat. Anders zie je hier dat ze niet op nul staan en weet je dat je nog niet klaar bent
Saldo DC : Op N7 kun je snel zien wat het complete saldo is wat openstaat op relatie X (als deze relatie natuurlijk een debiteur of crediteur is).
Tik een naam in van een geboekte D of C en voila
Factnr check : Op N10 kun je checken of een factuurnummer meermaals gebruikt is.
Het kan zomaar zijn dat je een factuurnummer abusievelijk meerdere malen invoert. En dat wil je niet.
2 x omzet boeken en een verkeerde voorstelling van je cijfers hebben. of 2 x een inkoopfactuur boeken
en misschien wel 2x betalen ...
Dus iets dubbel of het verkeerde nummer. Hier wordt het aantal malen gebruik getoond.
1 x is logisch, dit is gewoon een geboekte inkoop of verkoop of een nummer vermeld bij een rechtstreekse mutatie. 2 x is ook logisch, dan is het geboekt en later betaald. Dus helemaal goed.
3 x kan als er bijvoorbeeld een correctie op geboekt is, en het nummer dus nog een keer is gebruikt, maar check het wel even. 4 x en meer wordt twijfelachtig.
Kijk het na, denk dan na....., en corrigeer zo nodig. Of het was een verkeerd nummer of je hebt misschien iets echt dubbel geboekt.
Saldocheck : Maak op R3 een keuze in een bank(dagboek) en je ziet het geboekte saldo t/m je laatste regel.
Achter : vul saldo in, vul je je beoogde eindsaldo in. Daaronder zie je dan wat er nog over is en wat nog geboekt moet worden.
Dit is een snelle zichtbare controle of je afschriftsaldo aansluit bij je bankboekingen. Of wat er nog voor verschil inzit.
Het boeken van stukken, dat is waar het om draait.
Hoe werkt dat en hoe doe je dat ?
Bepaal altijd eerst vanuit welk dagboek je een regel vult. :
Ver = Verkoop (werken vanaf jouw verkoopfacturen)
Ink = Inkoop (werken vanaf de facturen van je leveranciers)
Oba = Beginbalans (boek daarmee de eindbalans van voorgaand jaar)
Mem = Memo (indien je correcties wilt boeken, of posten die niet via de andere dagboeken lopen)
Abank tm Bkas = Is voor Bank of Kas (werken vanaf je dagafschrift en/of van je kasstukken).
Meestal boek je een aantal stukken achter elkaar, maar volgorde is niet echt van belang. Want in de output kun je alles gewenste info verkrijgen en op verschillende volgordes.
Ook in de invoer middels filteren heb je zo je informatie te pakken.
Werk de regel af. Iedere regel wordt vanzelf een boeking.
Ver = Verkoop heeft automatisch (en achter de schermen) rekening Debiteuren als tegenboeking Dus bijvoorbeeld een verkoop van 1210,- met 210,- btw.
Wordt gelijk als boeking : Debiteuren voor 1210,- Btw te betalen voor 210,- en een Verkoop voor 1000,-
Ink = Inkoop heeft rek Crediteuren als tegenboeking
Abank.. = hebben rek Abank t/m Bkas als tegenboeking
Mem en Oba = Memo en Beginbalans hebben geen automatische tegenrekening. Dat is ook logisch want daar hoeft geen vast patroon in te zitten.
Werk deze altijd met 2 of meer regels af tot de boeking op nul staat. Anders zie je bovenaan het infoblok dat ze niet op nul lopen en weet je dat je nog niet klaar bent
Let op : je kunt de boekingen ten alle tijde corrigeren of aanpassen of verder bewerken op de regel zelf.
Bijvoorbeeld de omschrijving moet net anders, of op een andere rekening, btw overrulen en zo meer.
Dus niet bang zijn om fouten te maken.
1 mogelijke truc met het aanpassen van boekingen. Wat je misschien zelf ook uitvind, maar wat praktisch is om te weten
Hierboven is al eens aangegeven dat aan de hand van de keuze van het dagboek de rekeningkeuze een beetje gestuurd wordt.
Als je bijvoorbeeld klikt op dagboek Ver krijg je in de kolom rekening de boekingen als keuze om aan te klikken vanaf Verkopen.
En bij Oba alleen de balansrekeningen. Logisch en handig.
Zo ook bij boeken van dagboek Abank ….. Het zit dan niet in de keuzes om gelijk op een rekening als Bbank of Cbank te boeken. Want bank en bank hoort niet.
Dat moet via rekening 190 kruisposten. Zo ook dagboek Ink, waar je bij inkoop voornamelijk Kosten en Kostprijs ziet.
Wat nu : als je bij dagboek Ver een verkoop wilt boeken op de rekening kantoorkosten ? ?
Dat kan en dat mag, maar bij dagboek Ver zie je deze rekening kantoorkosten niet in het lijstje.
Oplossing : Vul eerst dagboek Mem in, (die heeft alle rekeningen), kies dan de gewenste rekening, en pas daarna het dagboek aan. Een workaround zo af en toe. Speel ermee.
Algemeen
Je kunt dus invoeren op regelniveau. Naar je eigen gevoel.
Bij invoer per regel werkt de systematiek zeer snel, kopieer als je bijvoorbeeld 10 inkopen moet doen, even 10 x inkoop naar beneden.
Pak het logisch en praktisch aan. Durven doen.
Maak je een fout of vul je iets verkeerds in ? Boek de regel opnieuw of loop er weer overheen, en pas aan.
Moet de regel helemaal liever weg....dat kan niet....je kunt niet alles verwijderen of knippen. (dat kan overigens ook niet in een duur pakket)
Wat dan te doen ? Gewoon alles laten staan, Zet iets over die fout in de omschrijving, zet het bedrag allinn op nul, geen btw % en er gebeurt niets.
Sla geen regels over, dan krijg je een "x" als systeemnr, en wordt daarna niets meer geboekt. Boek dus desnoods een regel met bedrag nul.
Ervaring leert dat de meeste gebruikers het zo onder de knie hebben en er makkelijk mee overweg kunnen
Gebruik het filter eens in de invoer. Filter op maand (alle mutaties in een maand), filter op relatie, op omschrijving en je kunt ook doorfilteren.
Je moet alleen NOOIT knippen. Niet doen !!!!!!
Dat is in ieder excel sheet funest, zo ook hier !
Als je de regels geboekt hebt zijn alle overzichten in alle andere tabs gelijk klaar tot en met de geboekte regel.
Maak regelmatig een back up, want een back up is nooit weg !
Ga gewoon van start, en probeer de download van de administratie in excel.
En pas als het bevalt en u het complete pakket wil kopen kun je snel via de site (contactformulier of mail) contact opnemen voor de code en betaling.
Die prijs is gewoon heel laag. Bij lange na nog niet eens het uurtarief van uw administratiekantoor.
Ga naar de pagina download en ga de ervaring aan.
nb : Ik krijg geregeld feedback. Daarmee kan het steeds weer verbeterd worden voor de gebruiker.
Het is prettig als er gereageerd wordt. Ook als u denkt dat er iets niet goed gaat of gewoon beter kan.
Dat kan ook via de mail of het contactformulier.